Job DescriptionImport Export Manager (M1)Führung und TeammanagementFührung, Coaching und Weiterentwicklung des Import- & Export-Teams einschliesslich Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung und Mitarbeitendenentwicklung.Festlegung klarer Ziele, Prioritäten und einer ausgewogenen Aufgabenverteilung zur optimalen Nutzung der verfügbaren Ressourcen.Sicherstellung einer bedarfsgerechten Personalausstattung, eines zeitgerechten Onboardings sowie der kontinuierlichen KompetenzentwicklungFörderung einer kollaborativen, leistungsorientierten und compliance bewussten Teamkultur.VerantwortlichkeitenVerantwortung für die gesamtheitliche Steuerung der Import- und Exportprozesse für nationale und internationale Sendungen.Sicherstellung der termingerechten und GMP-/GDP-konformen Organisation temperaturgeführter Transporte per Luft- und Landfracht.Sicherstellung der Erstellung und Prüfung von Versanddokumentationen unter Berücksichtigung der globalen Anforderungen der Trade Compliance.Überwachung von Zollabwicklungsprozessen, Anweisungen an Zollbroker sowie der Verwaltung von Vollmachten (Power of Attorney).Überwachung von Sendungsströmen, Engpässen und operativen Leistungskennzahlen zur Gewährleistung einer zuverlässigen Abwicklung.Prozessharmonisierung und kontinuierliche VerbesserungFörderung der Harmonisierung von Import- und Exportprozessen innerhalb des Teams sowie mit relevanten Stakeholdern.Identifizierung von Möglichkeiten zur Innovation, Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Beseitigung von Hindernissen für das Team.Unterstützung von Veränderungsinitiativen sowie kontinuierliche Verbesserung von Prozesseffizienz, Durchlaufzeiten und Servicequalität.Kommunikation und EskalationsmanagementSicherstellung einer zeitnahen Kommunikation und Eskalation von Problemen, Verzögerungen und kritischen Situationen an Management und relevante Stakeholder.Leitung von Teammeetings zur Besprechung von Eskalationen, Arbeitsauslastung, Prioritäten und relevanten allgemeinen Informationen.Gewährleistung eines effektiven Informationsflusses zwischen Management und operativem Team.Compliance, Reporting und LeistungsüberwachungSicherstellung der Einhaltung von GMP-, GDP-, Global Trade Compliance- sowie weiterer regulatorischer Anforderungen.Unterstützung interner und externer Audits sowie der daraus resultierenden CAPA-Massnahmen.Erstellung relevanter Statistiken und Berichte zur Dokumentation der Leistungsfähigkeit und Effizienz des Fachbereichs.Überwachung von Leistungskennzahlen, einschliesslich termingerechter Lieferungen, Compliance-Kennzahlen und prognosebezogener Metriken.Unterzeichnung von Dokumenten sowie Durchführung autorisierter Korrekturen im Namen direkter Mitarbeitender entsprechend der erteilten Befugnisse.Voraussetzungen/Kompetenzen:Abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Ausbildung in Supply Chain Management, Logistik, Außenhandel, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder einem vergleichbaren Fachgebiet, auf Stufe Bachelor, MAS, HF oder vergleichbarer Weiterbildung.Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung im Import-/Export-, Zoll-, Trade-Compliance-, Logistik- oder Supply-Chain-Umfeld, idealerweise in einem internationalen und regulierten Industrie- oder Pharmaumfeld.Nachweisbare Führungs-, Projektleitungs- oder Koordinationserfahrung mit der Fähigkeit, operative Teams zu steuern, Prioritäten zu setzen und bereichsübergreifende Themen eigenverantwortlich voranzutreiben.Fundierte Kenntnisse in Import- und Exportprozessen, Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, Trade Compliance, Incoterms, Ursprungs- und Präferenzthemen, Exportkontrolle sowie Versand- und Zolldokumentation.Ausgeprägte Teamfähigkeit, Sozialkompetenz und Kooperationsbereitschaft sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende und Schnittstellenpartner konstruktiv einzubinden und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu fördern.Gutes Verständnis von GMP-/GDP-Anforderungen, Qualitätssystemen, Abweichungs-, CAPA- und Change-Control-Prozessen sowie regulatorischen Erwartungen in einem compliance-orientierten Umfeld von Vorteil.Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit Datenanalyse, KPI-Reporting und Prozessmonitoring von Vorteil.Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Problemlösungs- und Entscheidungskompetenz, auch unter Zeitdruck und bei operativen Eskalationen.Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf Niveau C1.Required Skills: Business Metrics, Clinical Supply Chain Management, Distribution Management, Driving Continuous Improvement, Efficiency Improvements, Import-Export, International Trade Compliance, Leadership, Operations Management, Process ImprovementsPreferred Skills: Dangerous Goods Transportation, ShippingCurrent Employees apply HERECurrent Contingent Workers apply HERESecondary Language(s) Job Description:Leadership and Team ManagementLeadership, coaching, and development of the Import & Export team, including performance management, succession planning, and employee development.Definition of clear objectives, priorities, and a balanced allocation of tasks to ensure optimal use of available resources.Ensuring appropriate staffing, timely onboarding, and continuous competency developmentPromoting a collaborative, performance-oriented, and compliance-conscious team culture.ResponsibilitiesResponsibility for the overall management of import and export processes for national and international shipments.Ensuring the timely and GMP-/GDP-compliant organization of temperature-controlled transports by air and road freight.Ensuring the preparation and review of shipping documentation, taking into account global trade compliance requirements.Monitoring customs clearance processes, instructions to customs brokers, and the management of powers of attorney.Monitoring shipment flows, bottlenecks, and operational performance indicators to ensure reliable execution.Process Harmonization and Continuous ImprovementPromoting the harmonization of import and export processes within the team and with relevant stakeholders.Identifying opportunities for innovation, simplification of workflows, and removal of obstacles for the team.Supporting change initiatives and continuously improving process efficiency, lead times, and service quality.Communication and Escalation ManagementEnsuring timely communication and escalation of issues, delays, and critical situations to management and relevant stakeholders.Leading team meetings to discuss escalations, workload, priorities, and relevant general information.Ensuring an effective flow of information between management and the operational team.Compliance, Reporting, and Performance MonitoringEnsuring compliance with GMP, GDP, Global Trade Compliance, and other regulatory requirements.Supporting internal and external audits as well as resulting CAPA measures.Preparing relevant statistics and reports to document the performance and efficiency of the function.Monitoring performance indicators, including on-time deliveries, compliance metrics, and forecast-related metrics.Signing documents and performing authorized corrections on behalf of direct reports in accordance with granted authorities.Requirements/Competencies:Completed degree or equivalent education in Supply Chain Management, Logistics, Foreign Trade, Business Administration, Industrial Engineering, or a comparable field, at Bachelor, MAS, HF level or with comparable further education.At least 5 years of relevant professional experience in import/export, customs, trade compliance, logistics, or supply chain, ideally in an international and regulated industrial or pharmaceutical environment.Proven leadership, project management, or coordination experience with the ability to manage operational teams, set priorities, and independently drive cross-functional topics.Sound knowledge of import and export processes, customs and foreign trade law, trade compliance, Incoterms, origin and preference topics, export control, and shipping and customs documentation.Strong team orientation, social competence, and willingness to cooperate, with the ability to constructively involve employees and interface partners and promote trustful collaboration.Good understanding of GMP/GDP requirements, quality systems, deviation, CAPA, and change control processes as well as regulatory expectations in a compliance-oriented environment is an advantage.Confident use of MS Office; experience with data analysis, KPI reporting, and process monitoring is an advantage.Strong analytical skills, structured way of working, and high problem-solving and decision-making competence, also under time pressure and during operational escalations.Strong German and English language skills, both written and spoken, preferably at C1 level or above.Search Firm Representatives Please Read Carefully Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails. Employee Status: RegularRelocation:No relocationVISA Sponsorship:NoTravel Requirements:No Travel RequiredFlexible Work Arrangements:Not ApplicableShift:Not IndicatedValid Driving License:NoHazardous Material(s):N/AJob Posting End Date:09/9/2026*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.