About the RoleThe Administrative Assistant provides reliable and efficient administrative and organizational support to a team, department, or functional area. The role ensures smooth day‑to‑day operations by handling core administrative processes, coordinating activities, and supporting team members and managers in their daily work. The Team Assistant contributes to a well‑organized, compliant and productive working environment. Your ResponsibilitiesManage core administrative processes like purchase orders (PR/PO), travel booking and expense reimbursementEnsure accurate and timely execution of recurring administrative tasksSupport document preparation (presentations, minutes, templates)Help prepare correspondence and documents in German and EnglishMaintain office supplies and coordinate with service providersAssist in organizing team meetings, workshops, and events including room booking, catering and logisticsSupport internal communication and information flow within the teamSupport onboarding of new team members, contractors and students (e.g., badge requests, equipment)Perform general administrative tasks as neededYour Profile5+ years of relevant work experienceBackground in commercial/business administration is an advantageStrong organization and time management skillsReliable, structured working style with attention to detailVery good communication skills in German and EnglishStrong proficiency in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)Proactive, friendly, team- and service‑oriented attitudeMotivation to improve standard work routines and learn more efficient ways of workingDiscretion and professionalism when handling confidential informationInterest in developing administrative skills further**********Über die PositionAls Administrative Assistant (m/w/d) unterstützen Sie ein Team bzw. einen Funktionsbereich zuverlässig in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Mit Ihrem strukturierten und serviceorientierten Arbeitsstil sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts, koordinieren administrative Prozesse und unterstützen Mitarbeitende sowie Führungskräfte in ihrem Arbeitsalltag. In dieser Rolle tragen Sie maßgeblich zu einem effizienten, gut organisierten und produktiven Arbeitsumfeld bei.Ihre AufgabenEigenständige Betreuung administrativer Prozesse, beispielsweise im Bereich Bestellanforderungen und Bestellungen (PR/PO), Reiseorganisation sowie ReisekostenabrechnungSicherstellung einer termingerechten und qualitativ hochwertigen Bearbeitung wiederkehrender administrativer AufgabenUnterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und VorlagenErstellung und Bearbeitung von Korrespondenz sowie weiteren Dokumenten in deutscher und englischer SpracheVerwaltung von Büromaterialien sowie Koordination externer DienstleisterUnterstützung bei der Planung und Organisation von Teammeetings, Workshops und Veranstaltungen einschließlich Raumplanung, Catering und logistischer AbstimmungFörderung eines reibungslosen Informationsflusses und Unterstützung der internen Kommunikation im TeamBegleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender, externer Kräfte und Studierender, beispielsweise durch die Organisation von Zutrittsausweisen und ArbeitsmittelnÜbernahme weiterer allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben nach BedarfIhr ProfilMind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren PositionEine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer betriebswirtschaftlicher Hintergrund ist von VorteilAusgeprägte Organisationsfähigkeit sowie ein gutes Zeit- und PrioritätenmanagementSelbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher DetailorientierungSehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und EnglischSicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint)Freundliches, serviceorientiertes Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit im TeamEigeninitiative und Interesse daran, bestehende Prozesse kontinuierlich zu optimieren und effizienter zu gestaltenHohe Vertrauenswürdigkeit sowie ein professioneller Umgang mit vertraulichen InformationenMotivation, die eigenen administrativen und organisatorischen Kompetenzen weiterzuentwickelnMore information about NXP in Germany...#LI-3da9